RELANCER UN CLUB : UN RÉSULTAT EFFECTIF !
Un club peut vivre des hauts et des bas. Le Rotary club Beaulieu Côte d’Azur, qui existe depuis 1957, a presque quadruplé son effectif au cours des deux dernières années, passant de 11 à 41 membres. Retour sur les 10 clés qui ont permis de revitaliser ce club. Une méthode transposable ailleurs.
Nous sommes en novembre 2019 à Eze, à mi-chemin entre Nice et Monaco. Cette petite commune est l’une des quatre composant le Rotary club Beaulieu Côte d’Azur, avec Villefranche-sur-Mer, Saint-Jean-Cap-Ferrat et Beaulieu-sur-Mer.
L’hiver arrive. Le froid s’installe sur la Côte d’Azur. La visite du gouverneur du district 1730, Jean-Jacques Titon dans le club va apporter un nouveau coup de froid : « Si vous ne recrutez pas rapidement, nous devrons fermer le club ». Alain Daujon, honorant sa 4e présidence, redoutait ces paroles mais, lucide sur la situation, les accepta.
Avec seulement 11 membres, dont la moitié d’actifs, et une moyenne d’âge dépassant les 70 ans, le club vit une période délicate, ce qui peut arriver à tout club.
Bien décidé à faire survivre le club, Alain Daujon se démène. Il contacte Ludovic Hubler, qui n’est pas Rotarien mais dont il connaît ses liens forts avec le Rotary, par son père Rotarien et après avoir fait des conférences dans une centaine de clubs à travers le monde pendant son tour du monde en stop pendant cinq ans.
« Nous avons besoin de dynamisme et de jeunesse » explique Alain Daujon. « Nous savons que tu aimes relever des défis et avons pensé que tu pourrais nous aider à relancer notre club. Souhaites-tu nous rejoindre ? »
La corde sensible est touchée. Ayant le goût du challenge, Ludovic accepte avec joie la proposition. Le club le nomme dans la foulée secrétaire puis président. Un plan d’action pour relancer le club est proposé par Ludovic, puis accepté par le club. 2 ans plus tard, le club a quadruplé son effectif et vu sa moyenne d’âge baisser à environ 50 ans. Voici les 10 points clés qui ont permis son redressement.
1) Une rencontre individuelle pour faire le point et construire le programme
Dans sa préparation à la présidence, Ludovic rencontre individuellement tous les membres avec un questionnaire. « Qu’est-ce qui te plaît ? », « Qu’est-ce qui ne te plaît pas ? », « Que changerais-tu ? », « Quelle implication es-tu prêt à avoir ? », « Quelles sont tes idées de manifestations et d’actions ? ».
Co-construire, impliquer tout le monde est la base. Pour la deuxième année de présidence, en 2022-2023, avec plus de membres, cette co-construction se fait via la réalisation d’un formulaire complet sur « Google form » que chaque membre a rempli. Une base indispensable pour avancer !
2) Développement d’un programme dynamique et de qualité
Après les entretiens, les idées des uns et des autres, est venu le temps de la construction d’un programme ambitieux, sur un an, avec de nouvelles manifestations et actions.
Ce programme de 16 pages au design moderne (réalisé à frais réduits grâce à la plateforme Upwork) est un pilier important de la réussite. Il est imprimé la première année (via Helloprint) en 5 000 exemplaires (2 000 la deuxième année) et distribué dans les boîtes aux lettres dans les quatre communes ainsi qu’au début de chaque manifestation. Des pages payantes de pub sont également ajoutées.
3) Une plongée dans les contacts
Avoir un beau programme est essentiel mais pas suffisant. Le nouveau président prend au début son carnet d’adresse, identifie une trentaine de personnes pouvant correspondre au profil rotarien en leur proposant de rejoindre l’aventure. Une dizaine accepte. En juin 2021, le club double déjà son effectif, ce qui constitue la base pour repartir.
4) Des manifestations et actions en nombre
Cycle de conférences, vide-greniers, grande soirée de gala, tournois sportifs, soirées quiz, ventes sur les marchés de Noël…les nouvelles manifestations mises en place sont nombreuses. Toutes amènent de nouvelles personnes, curieuses d’en savoir plus sur le Rotary. Le monde amène le monde !
Mais c’est avant tout l’action, l’aide à l’autre, qui motive, rassemble, encourage à rejoindre le club. Ne jamais perdre de vue l’adage « Servir d’abord » ! Notre club est tout sauf une assemblée d’anciens qui se réunit uniquement au restaurant, comme ce qui est parfois reproché au Rotary.
Accès à l’eau, à la santé, à l’éducation, protection de l’environnement, au niveau local et à l’international. Ce panachage d’actions joue un rôle motivant et rassembleur…
5) La mise en place d’outils modernes
Être efficace est indispensable : 1’heure donnée au Rotary doit être 1’heure à faire des choses utiles ; évitons des tâches administratives qui peuvent être automatisées. Nous avons vite mis en place l’outil Myassoc pour faciliter les tâches, ainsi que d’autres outils comme Google Drive, WhatsApp, Helloasso, Doodle ou encore Zoom .
Les anciens sont parfois réticents, mais ils sont accompagnés dans le changement.
6) Une importante responsabilisation et décentralisation
Responsabiliser les membres et décentraliser est indispensable. Il faut faire en sorte que chacun ait une vision sur l’année au niveau des événements, des réunions, des repas, etc. pour faciliter l’organisation de chacun.
Chaque membre a des tâches à réaliser. Certains n’auront rien en septembre-octobre mais savent qu’ils participeront à l’organisation du gala ou d’un tournoi en mars ou avril.
Si la première présidence fut chronophage, la deuxième fut bien plus tranquille une fois la structure mise en place. Un outil résumant le « Qui fait quoi ? » est la pierre angulaire du système.
7) Des réunions allant droit à l’essentiel
Les réunions du club ont lieu une fois toutes les deux semaines. Elles vont droit à l’essentiel. Une bonne quinzaine de sujets sont traités en 1h30. Cette efficacité en réunion plaît et encourage les nouveaux à rejoindre le club.
8) Une communication à grande échelle
Faire et faire savoir que l’on a fait. Une base de contacts du club comportant des e-mails et numéros de téléphone de tous ceux qui ont participé à des événements passés est mise en place. Le club utilise mailjet pour l’envoi de newsletters et allmysms pour informer des événements par SMS, ce qui facilite l’affluence du public aux manifestations du club.
Réseaux sociaux, affichages et médias sont souvent sollicités, ce qui aide considérablement le club dans sa tâche.
9) Sortir de sa bulle
Les clubs ont parfois tendance à être repliés sur eux-mêmes. Une présentation du programme de l’année est réalisée auprès de tous les clubs voisins ; presque tous ces clubs viennent à leur tour parler de leur programme au Rotary club Beaulieu Côte d’Azur.
10) Le ciment de l’amitié
Au-delà de l’action, l’amitié est la clé. Repas, voyages et sorties sont organisés afin de renforcer les liens entre membres.
Le collier de président est transmis le 27 juin 2023 avec le sentiment du devoir accompli. Mais un chiffre hante : 2/3 des nouveaux Rotariens quittent le navire dans les 5 premières années. Souvent parce qu’ils ne se sentent pas assez utiles ou investis. Espérons que l’importante dynamique mise en place pourra perdurer, et que de nombreuses autres vies pourront ainsi être changées…
Contact : ludovichubler@yahoo.fr
Vidéo: https://youtu.be/QgJFSNc3yYk
TEXTE DE LUDOVIC HUBLER
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