L'ÉQUIPE DU DISTRICT : QUI FAIT QUOI ?

Les membres du Rotary International ne sont pas les Rotariens, mais les clubs. Ces derniers bénéficient d’une large autonomie, sachant que le gouverneur n’est pas un supérieur hiérarchique, mais avant tout un conseiller auprès des présidents de club. Il a néanmoins la possibilité de demander au Rotary International la radiation d’un club s’il estime qu’il ne remplit plus les conditions essentielles ou s’il ne respecte pas les règles rotariennes. De qui est formée l’équipe du district ?

Un meilleur maillage du territoire

Le gouverneur ne peut connaître avec précision l’ensemble des clubs, surtout lorsqu’il y en a une centaine- comme c’est le cas dans le district 1700 (Occitanie) - ou quand ils sont répartis sur une dizaine de départements – comme dans le district 1740 (Massif central). Et que dire de certains districts dans le monde répartis sur 4, 6 voire 10 pays…

En poste pour une année, le gouverneur est épaulé par des Adjoints (ADG) qui, en principe, restent en fonction 3 ans, ce qui leur permet de bien connaître la demi-douzaine de clubs qui leur sont « confiés ». Ces ADG sont en contact régulier avec les présidents de clubs, préparent les visites du gouverneur, répondent aux questions afin de soulager le travail du gouverneur. Ils identifient les problèmes spécifiques, que ce soient le développement des effectifs ou des difficultés à mener des actions, proposent des solutions et repèrent des membres susceptibles de rejoindre l’équipe du district.

Une garde rapprochée

Tout comme un président de club, le gouverneur travaille en étroite collaboration avec le trésorier et le secrétaire qu’il a sollicités. Compte tenu des exigences en comptabilité et du volume des flux, il est souhaitable de choisir un spécialiste des finances, lequel présente le budget prévisionnel lors de l’assemblée générale du district, puis, l’année suivante, fait approuver les comptes par cette même instance. Le chef du protocole intervient dans l’organisation et le déroulé des grands événements du district, notamment l’Assemblée de formation et la Conférence du district. De lui et de son équipe dépend grandement la réussite de ces rassemblements.

La Fondation dédiée à spécialiste

Le poste le plus technique de l’équipe de district est le responsable de la Fondation Rotary. Dans la grande majorité des districts, la fonction est confiée à un ancien gouverneur dans la mesure où le montage de dossiers de subventions – surtout mondiales - est souvent complexe, nécessite des précisions et des échanges avec des responsables du Rotary International. Il est fréquemment sollicité pour débloquer une situation et fixer les limites que peut apporter le district dans l’octroi d’une subvention. Chaque année, il organise une session de formation obligatoire pour les responsables Fondation de chaque club ; sans cette certification, le club ne peut soumettre de demande de subvention auprès de la Fondation Rotary.

La jeunesse, programme le plus emblématique

L’une des fonctions les plus prenantes est celle de responsable de la commission jeunesse car elle inclut des activités très étendues. Dans bon nombre de districts, un Rotarien est en charge des seuls échanges de jeunes, compte tenu de l’implication que cela demande, en particulier pour régler les questions administratives, de sélection et d’accueil des bénéficiaires qui sont pour la plupart mineurs. Il en est de même pour l’organisation du Ryla (séminaire de formation à la responsabilité des jeunes) qui demande une préparation considérable (sélection des candidats, recherche d’intervenants, hébergement du groupe pendant plusieurs jours etc.).

Afin de distinguer Interact et Rotaract, un responsable de chacun de ces clubs est membre de l’équipe du district : un Rotarien pour l’Interact (club des 12-18 ans), un Rotaractien pour ce club de jeunes adultes. Les activités et programmes de jeunesse sont souvent les plus visibles auprès de la population, et sont les plus faciles à médiatiser.

La communication, en lien avec l’image publique

Il est recommandé de nommer un professionnel de la communication ou de la presse à la tête de cette commission. Celle-ci veille à ce que la communication interne soit efficace, par la mise à jour d’un site internet, la diffusion de messages destinés aux clubs, voire à l’ensemble des membres. Sur le plan de la communication externe, le responsable de cette commission s’assure que les informations sur l’espace public du site sont renouvelées, et que des nouvelles soient diffusées à travers les réseaux sociaux. Son rôle est aussi de veiller à la bonne utilisation de la charte graphique du Rotary, indispensable pour une bonne identification du Rotary auprès du public.

Une commission pour chaque voie de service  

Effectifs, action internationale, professionnelle, d’intérêt public, de l’environnement…chaque district compte des commissions idoines avec à leur tête un responsable. Son rôle est de transmettre au gouverneur des informations sur les projets des clubs, mettre en place d’éventuels prix du district.

Les successeurs intégrés à l’équipe

Chaque gouverneur est conseillé par un ou plusieurs de ses prédécesseurs et invite ses successeurs à participer aux séances de travail de son équipe. Le gouverneur élu (N+1) et le gouverneur nommé (N+2) suivent ainsi la gestion du district avant de prendre leurs fonctions, ce qui facilite la transmission des responsabilités. Cette participation est d’autant plus pertinente qu’une partie des responsables (ADG et responsables de commission) sont reconduits plusieurs années, ce qui facilite la continuité dans l’organisation du district.

Tout Rotarien est appelé à une fonction

Un district n’a pas de salariés, son organisation dépend de l’engagement de bénévoles. Il demeure impératif que de nouveaux responsables entrent chaque année dans les équipes de district, signe de dynamisme pour toute association. Ces fonctions ne sont pas toutes dévolues à des membres dotés d’une grande expérience au Rotary, mais en lien avec les intérêts et les compétences de chacun.

Chaque président de club peut recommander au district l’un de ses membres particulièrement investi dans un domaine, ce qui contribue à un meilleur rayonnement du Rotary. Le district est l’affaire de tout Rotarien.

TEXTE DE CHRISTOPHE COURJON